Менее пятнадцати лет назад вопрос об обработке, в том числе хранении, документов, содержащих персональные данные, возникал намного реже, чем в настоящее время. Несмотря на принятие Федерального Закона РФ «О персональных данных» в 2006 году, до сих пор остается некое недопонимание касательно границ действия данного закона.
Границы действия Закона о персональных данных
В 1 статье Федерального Закона РФ «О персональных данных» законодатель предусмотрел три исключения, когда действие закона не распространяется на отношения, возникающие при:
- обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;
- организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
- обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.
Как мы видим, в пункте 2 части 2 статьи 1 Федерального закона РФ «О персональных данных», в качестве исключения предусмотрены отношения, возникающие при осуществлении архивного дела.
Что понимается под архивным делом?
В соответствии с положениями статьи 3 Федерального закона РФ «Об архивном деле», под архивным делом понимается деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Согласно вышеназванному закону, документ (материальный носитель) с зафиксированной на нем информацией (в т.ч. содержащей персональные данные), и с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, подлежащий хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства, будет являться архивным документом. Стоит обратить внимание, что Архивный фонд Российской Федерации содержит документы, относящиеся к федеральной, муниципальной и частной собственности. Почти все указанные документы могут содержать персональные данные.
Виды хранения документов, содержащих персональные данные
Учитывая вышеизложенное, возникает логичный вопрос: в чем принципиальное отличие обработки и охраны персональных данных, содержащихся в архивном и действующем (текущем) документах?
Отличие состоит в разновидности хранения, которое выполняется по отношению к документу, содержащему персональные данные. При выполнении деятельности в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществляется архивное хранение документов:
- постоянное хранение документов без определения срока (бессрочное);
- временное хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
При осуществлении делопроизводства, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», выполняется оперативное хранение документов, т. е. хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Закон о персональных данных vs Закон об архивном деле?
На основании изложенных аргументов, можно сделать следующие выводы:
- Персональные данные, указанные в документе, который находится на оперативном (текущем) хранении, обрабатываются и охраняются в соответствии с Федеральным законом РФ «О персональных данных».
- В случае, когда персональные данные, указанны в архивном документе, иными словами, находятся на хранении в архиве - применяется Федеральный закон РФ «Об архивном деле». Следовательно, при решении вопроса об охране таких персональных данных, следует руководствоваться положение статьи 25 Федерального закона РФ «Об архивном деле», согласно которой устанавливается ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.
Исключение из правила
Единственным отступлением от вышеизложенной позиции, следует считать деятельность по распространению в сети Интернет персональных данных, содержащихся в архивных документах. Так, согласно разъяснениям Минкомсвязи России и Роскомнадзора по обработке персональных данных и локализации баз данных, на данную деятельность действие Федерального закона РФ «О персональных данных» распространяется в полной мере.
А как же новые сроки хранения архивных документов?
В заключение хочется обратить внимание на то, что утверждение Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 новых сроков хранения архивных документов, никак не влияет на отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, иными муниципальными органами, юридическими лицами и физическими лицами.